Как подготовить офис к переезду: задачи компании и сотрудников

Распределите обязанности внутри компании

Назначьте одного координатора, который собирает информацию от отделов и согласует решения с командой переезда. При этом документы, техника и размещение сотрудников могут оставаться в ведении разных ответственных.

Определите, что действительно нужно перевозить

До упаковки разделите имущество на несколько понятных категорий: перевозится, остаётся на месте, требует отдельного решения. Последнюю категорию не стоит смешивать с уже подготовленными вещами.

• Составьте список мебели, техники, архивов и общего имущества по кабинетам или отделам.
• Отдельно отметьте предметы, которые нельзя грузить, и оборудование, которое забирает другой исполнитель.
• Решения о списании, передаче или утилизации имущества принимайте внутри компании до приезда команды.
• Если мебель или техника арендуется, уточните у владельца условия её перемещения.

Крупные шкафы, столы и стеллажи лучше заранее показать исполнителю на фотографиях. Так можно определить, потребуется ли разборка и последующая сборка мебели. Разбирать все предметы без необходимости не нужно.

Разберите документы и подготовьте личные вещи сотрудников

Документы и архивы

Сортировку документов поручите сотрудникам, которые понимают их назначение и порядок доступа. Упаковщики могут подготовить коробки к перевозке, но не должны самостоятельно решать, какие папки относятся к архиву, а какие нужны для текущей работы.

• Выделите документы, которые потребуются во время переезда и сразу после него.
• Для архивных коробок ведите список содержимого и назначьте ответственного за передачу и получение.
• Для закрытых документов используйте условные коды на внешней маркировке, а расшифровку храните у ответственного сотрудника.
• Не перегружайте коробки бумагой: учитывайте прочность тары и удобство переноски.

Подходящие варианты тары можно посмотреть в разделе коробок для переезда и хранения.

Личные вещи и рабочие принадлежности

Предупредите сотрудников, к какому моменту нужно освободить ящики и подготовить рабочие места. Личные документы, деньги, украшения и другие ценные личные вещи лучше забрать самостоятельно.

Канцелярию и небольшие рабочие принадлежности можно собрать отдельно для каждого сотрудника. Для обозначения места используйте понятный код, связанный с планом нового офиса.

Согласуйте подготовку техники и мебели

Заранее определите границу между работой сотрудников, ИТ-специалиста и команды переезда. Иначе в день погрузки может выясниться, что техника ещё подключена, шкафы заполнены, а материалы для упаковки не подготовлены.

Компьютеры, оргтехника и оборудование

• Согласуйте время завершения работы и отключения техники.
• Поручите ИТ-специалисту подготовку серверов, сетевого оборудования и резервных копий.
• Сохраните связь между устройством, его блоком питания, кабелями и рабочим местом с помощью маркировки.
• Для принтеров и другой специальной техники проверьте требования производителя к подготовке и перевозке.

Мебель и упаковка

Освободите мебель от вещей до согласованного времени разборки и переноски. Если упаковку выполняет команда, не закрывайте заранее доступ к креплениям и деталям, которые предстоит снимать.

Согласуйте, кто предоставляет коробки, защитную плёнку и другие материалы, а также какие предметы упаковываются специалистами. Состав работ представлен на странице упаковки вещей, мебели и техники для переезда.

Подготовьте новый офис к размещению имущества

До доставки определите, в какие комнаты должны попасть столы, шкафы, техника и коробки. Простой план размещения поможет давать команде однозначные указания.

• Проверьте, что помещения доступны, а ключи находятся у ответственного человека.
• Уточните размеры проходов, дверей и лифтов для крупной мебели.
• Обозначьте кабинеты теми же кодами, которые используются на коробках и в списках имущества.
• Выделите место для временного размещения упаковки, не занимая проходы и эвакуационные выходы.
• Проверьте готовность интернета, рабочих подключений и другой необходимой инфраструктуры.

Если ремонт ещё продолжается или часть кабинетов закрыта, сообщите об этом исполнителю. Временное складирование и последующая переноска по помещениям должны обсуждаться заранее.

Соберите комплект для первого рабочего дня

Отдельно подготовьте вещи, без которых сотрудники не смогут начать работу после переезда: необходимые документы, ключи и пропуска, зарядные устройства, рабочие принадлежности и согласованный с ИТ-специалистом комплект оборудования.

Назначьте ответственного за этот комплект и определите, кто его перевозит. Он не должен затеряться среди архивных коробок и упаковки, которую можно разобрать позже.

Сотрудникам заранее сообщите новый адрес, время выхода, порядок доступа и контакт человека, к которому обращаться по вопросам размещения.

Для проверки этапов упаковки, маркировки, погрузки и приёмки используйте отдельный чек-лист офисного переезда.

Что поручить команде PRO-Logistik

Компания определяет состав перевозимого имущества, порядок работы с документами и размещение сотрудников. Команде PRO-Logistik можно поручить согласованные работы: упаковку, разборку и сборку мебели, переноску, погрузку, перевозку и разгрузку.

Условия и предварительный расчёт размещены на странице офисного переезда в Ташкенте. Работаем по Ташкенту и Ташкентской области.

Чтобы обсудить подготовку, отправьте фотографии помещений и имущества, оба адреса, этажи и желаемую дату. Сообщите, что компания подготовит самостоятельно, а какие работы необходимо поручить специалистам.